آیین‌نامه داخلی هئیت مدیره انجمن
مقدمه
در راستای پیاده سازی اساسنامه انجمن و با هدف شفاف نمودن وظایف و ارتباطات اجزای داخلی انجمن با یکدیگر این آیین نامه با بررسی آیین نامه های مشابه در سایر انجمن ها، انطباق با شرایط داخلی انجمن ایرسام و نهایتا با التزام به بندهای مرتبط با اساسنامه انجمن تدوین شده است.
ماده ۱: اختیارات و شرح وظایف
- هیئت مدیره:
- انتخاب رییس، نایب رییس، دبیر و خزانه دار انجمن
- بررسی و تصویب آیین نامه داخلی هیئت مدیره انجمن
- بررسی و تصمیم گیری در مورد برگزاری مجمع عمومی عادی/فوق العاده و دستور کار آن
- بررسی و تأیید برنامه سالانه انجمن برای پیشنهاد به مجمع عمومی
- بررسی و تأیید برنامه های عملیاتی و موردی پیشنهاد شده
- بررسی و تصمیم گیری در مورد دعوت های انجام شده توسط نهادهای دولتی، خصوصی، غیرانتفاعی مردم نهاد داخلی یا بین المللی در خصوص مشارکت در برنامه های آموزشی، پژوهشی و …
- بررسی و تأیید پلان پایش و ارزشیابی فعالیت های انجمن
- بررسی و تصمیم گیری در مورد برنامه کسب و کار
- بررسی و تصویب شیوه نامه اصول رفتار حرفه ای
- بررسی و تأیید تشکیلات اداری – اجرایی مشتمل بر کمیته ها و واحدهای انجمن
- بررسی و تأیید مسئولان واحدهای انجمن
- بررسی و تأیید مسئولان کمیته های دائمی انجمن
- بررسی و تصمیم گیری در مورد اعضای افتخاری پیشنهاد شده توسط کمیته بررسی و تأیید صلاحیت
- رییس انجمن:
- مجري کلیه مصوبات هیئت مدیره
- مسئول اداره امور جاري انجمن
- تشکیل تیم مدیریت اجرایی انجمن
- نماینـده قـانونی و شخصـیت حقوقی انجمن در نزد مراجع مختلف
- پیشنهاد برگزاری مجمع عمومی/فوق العاده و دستور کار آن به هیئت مدیره
- مکاتبه با مراجع قانونی و ذیصلاح
- پیشنهاد گزارش سالیانه انجمن به هیئت مدیره
- پیشنهاد برنامه های عملیاتی و موردی در راستای وظایف انجمن به هیئت مدیره
- پیشنهاد برنامه کسب و کار و شیوه نامه اصول رفتار حرفه ای به هیئت مدیره
- پیشنهاد پلان پایش و ارزشیابی درونی فعالیت های انجمن
- پیشنهاد تشکیلات اداری – اجرایی به هیئت مدیره
- اداره جلسات هیئت مدیره و تیم اجرایی (مشتمل بر مسئولان واحدها و کمیته ها)
- پیشنهاد مسئولان واحدها و کمیته های دائمی انجمن به هیئت مدیره
- نایب رییس انجمن:
- فعالیت به عنوان رییس انجمن در شرایطی که رییس انجمن به هر دلیلی نتواند وظایف خود را انجام دهد در یکی از دو شرایط زیر:
- به درخواست رییس انجمن
- به پیشنهاد حداقل سه نفر از اعضای هیئت مدیره و تصویب هیئت مدیره
- اداره جلسات هیئت مدیره در غیاب رئیس انجمن
- نمایندگی از انجمن در جلسات در غیاب رییس انجمن
- انجام بخشی از وظایف رییس انجمن در صورت درخواست رییس و موافقت نایب رییس انجمن
- فعالیت به عنوان رییس انجمن در شرایطی که رییس انجمن به هر دلیلی نتواند وظایف خود را انجام دهد در یکی از دو شرایط زیر:
- دبیر انجمن:
- مسئول دفتر و دبیرخانه انجمن
- مسئولیت اتوماسیون اداري دبیرخانه انجمـن
- تهیه و اطلاع رسانی دستور جلسه هیئت مدیره پس از تأیید رییس انجمن
- تشکیل گروه هیئت مدیره شامل اعضاي اصلی و بازرس اصلی در فضـاي مجازي
- اطلاع رسانی به اعضای هیئت مدیره در مورد تاریخ، مکان و ساعت برگزاري جلسات بصورت کتبی یـا تلفنـی یـا پیامک یا پست الکترونیک و گروه هیئت مدیره در فضاي مجازي
- اطلاع رسانی عمومی در مـورد مکاتبـات و جلسـات انجمـن و سـایر مـوارد ضروري
- ثبـت صورتجلسـات، ثبت اسامی غایبان در جلسه، پیگیـري مصـوبات و نامـه نگاري هاي مربوطه
- خزانه دار انجمن:
- مسـئول گـردش مـالی
- حسابداري و تهیه ترازنامه مالی
- تهیه گزارشات فصلی برای هیئت مدیره
- بازرس انجمن:
- بررسی کلیه اسناد و مدارک مالی انجمن و تهیه گزارش برای ارایه به مجمع عمومی
- بررسی گزارش سالانه هیئت مدیره اعم از مالی و غیرمالی و تهیه گزارش از عملکرد انجمن و ارایه به مجمع عمومی
- گزارش هرگونه تخلف هیئت مدیره از مفاد اساسنامه به مجمع عمومی
- دعوت از مجمع عمومی فوق العاده در موارد ضروری
تبصره ۱: بازرس در هر زمان می تواند اسناد و دفـاتر مالی انجمن را از هیئت مدیره مطالبه نماید و مورد بررسی قرار دهد.
تبصره ۲: در پایان هر سال مالی، رئیس هیئت مدیره گزارش فعالیت های سالانه انجمن و ترازنامه مالی آن را حداقل ۴۵ روز قبل از تشکیل اولین جلسه مجمع عمومی سالانه برای تأیید در اختیار بازرس قرار می دهد.
تبصره ۳: امور اجرایی برگزاری مجمع عمومی فوق العاده توسط دبیرخانه انجمن انجام می شود.
ماده ۲: جلسات هیئت مدیره
-
- جلسات عادي هیئت مدیره حداقل هر ماه یک بار تشکیل می شود و با حضور دو سوم اعضاي اصلی (حداقل پنج نفـر) رسمیت می یابد. کلیه رأی گیری ها به صورت کتبی خواهد بود و تصمیمات متخذه با اکثریت نسبی آرای حاضران در جلسه نافذ می باشد.
تبصره ۱: تعیین زمان، روز و تعداد جلسات عادي با توافق اکثریـت هیئت مـدیره بـوده کـه تقـویم برگزاري جلسات هر شش ماه پس از رأي گیري به اطلاع هیئت مدیره خواهد رسید.
تبصره ۲: جلسات فوق العاده در صورت نیاز و ضرورت به پیشنهاد رئیس یا پیشنهاد یک سوم هیئت مدیره و با موافقت اکثریت نسبی تشکیل می گردد.
-
- اداره جلسات هیئت مدیره با رئیس و در غیاب وی با نایب رئیس می باشد و در صورت غیبت هر دو نفر، اداره کننده جلسه با نظر اعضاي هیئت مدیره در همان ابتداي جلسه انتخاب خواهد شد.
- هریک از اعضاي حاضر در جلسه مجاز می باشند که خارج از نوبت، تذکر آیـین نامه اي داده و تشخیص وارد بودن یا نبودن تذکر بر عهده رئیس می باشد.
- اسامی غایبان در جلسه توسط دبیر ثبت شده و چنانچه هر کدام از اعضاي هیئت مـدیره سه جلسه متوالی یا پنج جلسه غیرمتوالی بـدون دلیـل موجـه (بـه تشـخیص هیئت مدیره) در جلسات شرکت ننمایند، مستعفی شناخته شده و از اعضاي علی البدل جهت جایگزینی دعـوت می گردد.
- حضور بازرس در جلسات هیئت مدیره بدون حق رأي مجاز بوده و در هر حـال عـدم حضـور بـازرس در جلسات هیئت مدیره غیبت تلقی نمی شود.
- چنانچه پس از گذشت پنجاه درصد از زمان تعیین شده از شروع جلسه تعداد اعضاي هیئت مـدیره حاضـر در جلسه به حد نصاب لازم نرسد (کمتر از پنج نفـر باشـند) جلسـه رسـمیت نداشـته و مصـوبه اي نخواهد داشت.
- در موارد استثنایی که اعلام مواضع فوري و یا اتخاذ تصمیم عاجل توسط هیئت مدیره ضرورت پیدا می کند، رئیس یا دبیر انجمن مجاز هستند با طرح موضوع در گروه مجـازي هیئت مـدیره، نظـرات اعضـا را احصا نمایند که در این صورت لازم است حداقل دو سوم اعضاي هیئت مدیره موافقـت خود را با تصمیم گیري اعلام نمایند و در اولین جلسه توسط دبیر انجمن در صورتجلسه قید گردد.
تبصره ۱: دستور کار جلسه و هر گونه تغییر در برنامه تشکیل جلسات عادي و دستور جلسات حـداقل سه روز قبل از زمان مشخص شده توسط دبیر، به اطلاع هیئت مدیره خواهد رسید.
تبصره ۲: در جلسات اضطراري که در صورت نیاز و ضرورت براي بررسی موضوع خاصـی تشـکیل می شود، نمی توان در مورد مسائل عادي تصمیم گیري کرد مگر آن که شـرکت در جلسـه بـراي همـه اعضاي هیئت مدیره امکانپذیر بوده و مورد موافقت اکثریت باشد.
ماده ۳: ارتباطات و مکاتبات
-
- نامـه هاي رسمی اداري با امضاي رئیس و در غیاب وي با نایب رئیس می باشد.
- نامه هاي رسمی انجمن و مکاتبات صورت گرفته با انجمن در صورت نیاز به انتشار، با تأیید رئیس و توسـط دبیر منتشر خواهد شد.
- لازم است مفاد کلی مکاتبات انجمن بجز موارد خاص که به تشخیص رییس هیئت مدیره می رسد، از طریق وب سایت انجمن به اطلاع عموم برسد. رییس هیئت مدیره موظف است در اولین جلسه هیئت مدیره دلایل خود برای تصمیم به عدم انتشار را به اطلاع اعضای هیئت مدیره برساند.
- صورتجلسات هیئت مدیره با امضای کلیه اعضای هیئت مدیره انجمن رسمیت پیدا می کند.
- اعلام مواضع رسمی انجمن در قالب مصاحبه توسط رییس یا دبیر انجمن (حسب موضوع) انجام می شود.
- اعضاي هیئت مدیره مجـاز بـه اعـلام مواضـع شخصی خود با عنوان شخصیت حقوقی خود در انجمن نمی باشند.
ماده ۴: امور مالی
-
- کلیه اوراق تعهدآور و اسناد مالی با امضاي رئیس و خزانه دار و مهر انجمـن معتبـر می باشد.
- فعالیت اعضاي هیئت مدیره و بارزس انجمن افتخاري بـوده و مجـاز بـه دریافـت هیچگونـه حـق الزحمه، حق جلسه و پاداش از بودجه انجمن نمی باشند.
- پرداخت هزینه بلیط رفت و برگشت اعضاي اصلی هیئت مدیره و بازرس حتی الامکان بـر عهـده انجمن می باشد. بدیهی است که در این مورد لازم است با رعایت اصل صرفه جـویی و تهیه مناسـب تـرین بلیط موجود و حتی الامکان توسط دبیرخانه انجمن صورت پذیرد.
- انجمن تکلیفی براي پرداخت سایر هزینه هاي سـفر یـا اقامـت اعضـاي هیئت مـدیره نداشـته و همچنین پرداخت هزینه رفت و برگشت سایر مسئولین انجمن مانند سردبیر مجله، اعضاي کمیتـه اجرایـی همایش ها و کنگره هاي انجمن و مسئولین کمیته ها و شـاخه هـاي انجمـن در صـورت ضـرورت و بنا بـه تشخیص رئیس و تأیید خزانه دار انجمن صورت می پذیرد.
ماده ۵: اصول رفتار حرفه ای
-
- تمامی اعضای هیئت مدیره موظف به رعایت بالاترین استانداردهای رفتار و اخلاق حرفه ای هستند.
- تمامی اعضای هیئت مدیره موظف به مدیریت تعارض منافع در مواقع تصمیم گیری های مرتبط با انجمن هستند
- شیوه نامه این ماده تهیه و پس از تصویب هیئت مدیره انجمن به مورد اجرا گذاشته می شود.
این آیین نامه مشتمل بر ۵ ماده، و ۷ تبصره در جلسه هیئت مدیره انجمن مورخ ۱۴۰۰/۴/۲۹ به تصویب رسیده و پس از تصویب لازم الاجرا است.